Routinearbeit automatisieren: 5 Abläufe, die sich in jedem KMU lohnen

In vielen KMU verschwinden jede Woche Stunden in Arbeit, die niemand gerne macht: Daten abtippen, Mails sortieren, Offerten zusammenkopieren. Laut der Studie KMU Digital Pulse 2026 von localsearch und der Hochschule Luzern sehen 44 Prozent der Schweizer KMU noch keinen klaren Nutzen von KI. Oft liegt das daran, dass niemand konkret gezeigt hat, wo er liegt. Hier sind fünf Beispiele.

1. Anfragen erfassen und verteilen

Anfragen kommen per Website, E-Mail und Telefonnotiz. Eine Automatisierung sammelt sie an einem Ort, ordnet sie nach Thema und Dringlichkeit und informiert die zuständige Person. Keine Anfrage geht mehr verloren, und die Antwortzeit sinkt.

2. Offerten aus Vorlagen erstellen

Statt jede Offerte von Hand zusammenzustellen, entsteht aus der Anfrage ein Entwurf mit den passenden Positionen und Preisen aus Ihrer Preisliste. Ein Mensch prüft und verschickt. Gerade bei vielen ähnlichen Anfragen spart das enorm Zeit.

3. Belege auslesen und ablegen

Rechnungen, Lieferscheine und Verträge werden automatisch gelesen, die wichtigen Daten erfasst und in Ihre Buchhaltung oder Ablage übertragen. Das Abtippen entfällt, und Belege sind sauber auffindbar.

4. Daten zwischen Tools abgleichen

Kundendaten im CRM, in der Buchhaltung und im Newsletter-Tool, alle leicht unterschiedlich. Eine Automatisierung hält die Systeme synchron. Doppelte Erfassung und Fehler verschwinden.

5. Häufige Fragen beantworten

Ein KI-Assistent auf Ihrer Website beantwortet wiederkehrende Kundenfragen auf Basis Ihrer eigenen Inhalte, rund um die Uhr. Bei komplexen Anliegen übergibt er an einen Menschen. Intern hilft derselbe Ansatz, Antworten in Handbüchern und Vorlagen zu finden.

Rechnet sich das?

Eine einfache Rechnung: Ein Ablauf, der einer Person täglich 30 Minuten kostet, summiert sich auf rund 110 Stunden pro Jahr. Bei einem internen Stundensatz von CHF 80 sind das fast CHF 9'000. Eine Automatisierung für einen solchen Ablauf gibt es bei uns ab CHF 2'500. Sie hat sich oft nach wenigen Monaten bezahlt gemacht.

So starten Sie

Mit unserem KI-Check ab CHF 900 analysieren wir in einem halben Tag Ihre Abläufe. Sie erhalten eine Liste möglicher Automatisierungen mit geschätzter Zeitersparnis und eine konkrete Empfehlung. Der Betrag wird bei einem Auftrag angerechnet. Danach starten wir mit dem Ablauf, der am schnellsten Nutzen bringt. Jetzt KI-Check anfragen.